Automatización de procesos: Qué es y para qué sirve
¿Te gustaría ahorrar costes, impulsar la eficiencia y aumentar la productividad de tu negocio? ¿Crees que sólo es posible para grandes empresas? ¿Sabes qué es la automatización de procesos?
Cómo empresarios deseamos poder aumentar nuestras ventas, pero esto suele traducirse en invertir un mayor número de horas y trabajo.
En un negocio digital, tienes la posibilidad de automatizar procesos de forma fácil y económica, olvidarte de tareas manuales y ganar ingresos de forma automática.
¿Qué es la automatización de procesos?
Es el sistema, que utiliza la tecnología disponible en el mercado, para sustituir tareas repetitivas (que se ejecutan de forma manual), por automatizaciones en las que no interviene ningún usuario.
¿Para qué sirve la automatización de procesos?
Los objetivos son:
10 beneficios de la automatización de procesos
Automatizar los procesos de las empresas, se está convirtiendo en una estrategia clave para poder gestionar la crisis, derivada de la inflación, la subida de impuestos y el aumento de los costes salariales.
La automatización de tu negocio es una ventaja frente a la competencia.
1. Ahorro de tiempo
Aplicando la automatización en tu negocio, reducirás la cantidad de tareas que se llevan a cabo de forma manual y el tiempo que supone llevarlas a cabo.
Además, las personas somos susceptibles de cometer errores y nos es difícil alcanzar la plena eficiencia.
Libera tu tiempo para trabajar en tareas que añadan un valor real a tu empresa.
El trabajo automatizado hace que los procesos sean más productivos y efectivos.
Por ejemplo, el tiempo que antes dedicabas a registrar facturas y conciliar bancos ahora puede ser empleado en crear nuevos productos o en conseguir nuevos clientes.
2. Mejora la calidad y la consistencia
La automatización garantiza que cualquier operación o transacción siga un patrón definido. Las tareas se realizan siempre de la misma manera, dando como resultado un alto rendimiento constante y una buena calidad en el servicio.
Por ejemplo: Si el proceso de seguimiento de servicio al cliente ha sido automatizado, tus clientes pueden esperar una experiencia consistente mientras trabajan con tu equipo de atención al cliente.
Con la consistencia y la estandarización de los procesos automatizados, ayuda a posicionar tu negocio como empresa de confianza.
Tanto tu cliente como tú sabréis en todo momento, que los procesos se van a llevar a cabo de forma efectiva y eficiente, tal como los hayas definido previamente.
Esta garantía de calidad y consistencia, combinada con el ahorro de tiempo y la productividad, te permite comenzar a ofrecer servicios y productos de mayor valor.
3. Mejora de la transparencia
Una de las mayores ventajas de la automatización de procesos es la transparencia que aporta al sistema. Todo proceso implica una serie de tareas que es necesario ejecutar. Con la automatización, para cada tarea, obtienes registros claros que muestran lo que se hizo, quién lo hizo y cuándo se hizo.
Por ejemplo, cuando se comete un error humano nos debemos fiar de la palabra del trabajador si no hay registros para verificar porque sucedió un fallo o quien lo cometió. En la automatización de procesos, queda un registro con todos los datos del fallo sucedido.
Esto también puede ser útil para demostrar el cumplimiento de la normativa durante auditorías.
4. Aumenta la eficiencia operativa
La eficiencia es la capacidad para desempeñar adecuadamente una función, en la que el tiempo, el esfuerzo y el coste se aplican de manera efectiva para la tarea o el propósito previsto.
La automatización de procesos te ayuda a reducir la cantidad de tiempo y recursos que necesitas para ejecutar una tarea, el esfuerzo que conlleva para efectuarla y el coste de completarla con éxito.
La automatización, no solo garantiza que los procesos funcionen sin problemas y de manera eficiente, sino que también reduce los errores.
5. Disminución de los tiempos de respuesta
Te permite definir, mejorar y optimizar tus procesos empresariales.
Se pueden eliminar tareas redundantes y conectar el flujo de información de diferentes departamentos, para mejorar la comunicación y efectividad de los equipos.
Esta mejora del proceso reduce los tiempos de respuesta entre las partes interesadas.
6. Reducción de costes
Este es uno de los beneficios clave de la automatización de tareas.
Las tareas manuales se desarrollan una a una y a menor velocidad que una tarea automatizada. Esto posibilita utilizar menos recursos para hacer el mismo trabajo.
7. Obtén mejores resultados en tus previsiones
Gracias a la tecnología existente y a internet, con la automatización adecuada, puedes disponer de las herramientas necesarias para monitorizar los procesos y su resultado.
Los datos están disponibles para hacer pronósticos y predicciones inteligentes.
8. Aumentar la responsabilidad
Con tantos sistemas diferentes implementados, puede ser difícil saber exactamente qué sucede en cada etapa del proceso empresarial.
La automatización elimina el error humano al proporcionar un rastro digital a múltiples ámbitos de tu negocio.
Proporciona una forma sencilla de acceder a métricas de procesos importantes que has elegido automatizar (ventas, servicio al cliente, finanzas, facturación).
Ofrece un entorno visual y estructurado donde todos los empleados tienen una vista centralizada, ofreciendo una mayor transparencia para las acciones de todos.
9. Aumenta la satisfacción del cliente
Tus clientes recibirán productos o servicios con una mayor calidad, garantía y confianza.
Por ejemplo, en una tienda virtual, se puede añadir de forma automática un número de seguimiento en su cuenta de cliente o enviarles un email automático con el enlace de la empresa de envíos, para que puedan saber exactamente en qué parte del proceso se encuentran sus pedidos, sin que tengan que llamar a atención al cliente o enviar un correo electrónico. Esto mejora la satisfacción del cliente.
La satisfacción del cliente es un diferenciador clave en cualquier industria. Centrarte en la excelencia operativa y de procesos te ayuda a superar las expectativas de los clientes con facilidad.
10. Mejora la motivación de los trabajadores
El mayor error que solemos cometer como empresarios, es aumentar la horas extra de nuestros empleados para compensar las horas en las que no se ha terminado un trabajo.
En general, las empresas carecen de una metodología de trabajo. No se han desarrollado procedimientos para los diferentes procesos. Esto provoca que las tareas lleven más tiempo del esperado.
Para poder automatizar el negocio, debes involucrar a todos tus empleados para que comiencen a documentar los procesos de cada área y hacerles llegar el valor que supondrá para ellos la automatización de procesos.
Muchos empleados pasan la mayor parte de su tiempo haciendo tareas repetitivas que no le suponen un reto o motivación laboral.
La automatización de tareas manuales puede liberar el tiempo de los empleados para que puedan realizar actividades de un mayor valor.
Dar espacio y libertad a tus empleados puede ayudarte a activar sus habilidades creativas e innovadoras. Esto mejorará su motivación, lo que a su vez puede repercutir en un beneficio para la empresa.
Tipos de automatización de procesos
Existen diferentes tipos de tecnologías que destacan para poder automatizar procesos empresariales: scripts, macros, Automatización Robótica de procesos (RPA) o automatización de procesos TI (ITPA).
Varias formas diferentes de abordar la gestión inteligente y eficiente de muchas de las tareas diarias de nuestras empresas.
La tecnología de automatización más tradicional son los scripts o las macros.
-> Scripts
Son fracciones de código que sirven para ejecutar acciones dentro de cualquier software que utilizamos de forma habitual, como una página web, una tienda online o nuestro ERP.
Los scripts están presentes en muchas acciones que realizamos en nuestras páginas web o nuestro ordenador.
Un ejemplo de utilización de scripts son los utilizados en Windows, Linux o Mac para crear copias de seguridad.
-> Macros
Las macros son una serie de funciones que permiten automatizar algunas tareas repetitivas, acciones complejas o procesos comunes, ya sea en aplicaciones empresariales, como en bases de datos, procesadores de texto u hojas de cálculo.
Un ejemplo son las macros de Excel. La automatización de tareas con macros en Excel, son un recurso muy utilizado desde hace años para mejorar las tareas administrativas en los negocios.
Las macros funcionan como un atajo de teclado o un botón de marcación rápida: se agrupa una determinada secuencia de tareas o procesos para que pueda iniciarse repetidamente tan pronto como se dé la orden correspondiente.
Otra herramienta de utilidad es la extensión iMacros de Chrome con la que puedes hacer infinidad de tareas como extraer información de una página web
iMacros está diseñado para grabar tareas repetitivas relacionadas con una aplicación web.
-> Automatizaciones Low-Code
Es un medio para automatizar procesos empresariales que requiere poca codificación, lo que facilita que los usuarios que no tienen perfil técnico puedan realizar proyectos de automatización y disminuir la dependencia de desarrolladores e ingenieros de software.
Se trata de adaptar el software a medida para la actividad de la empresa mediante la unión de componentes y servicios existentes.
Algunas herramientas son: Zapier, Microsoft Flow, Automate.io, Workato, IFTTT o Integromat.
Si tienes interés en aprender a utilizar alguna de estas herramientas, no dudes en hacérmelo saber dejando un comentario en este post.
-> Automatización robótica de procesos
Esta tecnología está en auge. Permite que robots virtuales se hagan cargo de todo tipo de actividades de back office, siempre que se trate de tareas repetitivas.
Dentro de las soluciones RPA encontramos dos tipos claros: los robots que trabajan sobre procesos que emplean datos estructurados y basados en reglas y, por otro lado, los que permiten gestionar procesos indefinidos, mediante aprendizaje probabilístico y utilizando datos no estructurados.
Algunos RPA que debes conocer son: Robocorp, Blue Prism, Uipath o Automation Anywhere.
-> Automatización de procesos IT
Es la programación clásica.
Pasos a seguir para implementar la automatización de procesos
1. Identificar tareas y procesos que se pueden automatizar
No todas las tareas se pueden automatizar. Sin embargo, algunos procesos se pueden automatizar fácilmente. Piensa en tareas dentro de tu negocio que tengan las siguientes características:
- Son repetitivas
- Son sensibles al tiempo
- Incluyen un número elevado de personas
- Necesitan auditorías o seguimiento de cumplimiento de normativa
- Impactan en otros procesos y sistemas dentro del negocio
- Están basadas en reglas, estandarizados
- Tienen el potencial para un alto retorno de la inversión
Encuentra estas tareas y crea un mapa de procesos que muestre el sistema actual.
2. Establecer los objetivos de tu negocio
Tu negocio necesita decidir cuáles son sus objetivos y cómo la automatización ayudará a lograrlos. También es importante planificar cómo se medirá el éxito de la automatización.
Por ejemplo: Menos quejas de clientes, reducción del tiempo de respuesta o un aumento de la rentabilidad.
Una vez que hayas definido los objetivos, tendrás una mayor facilidad para la toma de decisiones, ya que en cada elección sólo tendrás que pensar si te está acercando o alejando a los objetivos que te hayas marcado.
3. Elegir las herramientas adecuadas
Aquí es donde se requiere investigación para encontrar las mejores soluciones.
El sistema ideal debe ser simple y fácil de entender, con interfaces intuitivas y gran usabilidad.
Debe ser escalable, con flexibilidad para realizar cambios en el futuro y el cambio dentro de la empresa. También debe ser fácilmente integrable con software y herramientas digitales existentes, debe poder comunicarse con otros programas y tener un sistema para manejar los datos.
4. Cultura empresarial
Es el paso más importante para llevar a cabo la automatización de procesos en un negocio.
Obtener la aceptación de todo tu equipo y capacitar a los empleados en el uso del software ayuda a garantizar que se use de manera efectiva y con una actitud positiva.
Involucrar al equipo en el proceso de planificación, que el equipo esté abierto al cambio y la educación continua son necesarias en la transformación digital del negocio.
5. Medir y monitorizar
Las automatizaciones y las herramientas utilizadas no deben ser estáticas. A medida que el negocio necesite cambios, también debería hacerlo el sistema. Supervisa continuamente los indicadores clave de rendimiento y, si el rendimiento cae, evalúa el proceso y vuelva a evaluar las necesidades que son vitales para el funcionamiento a largo plazo del sistema.
