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Cómo automatizar órdenes de domiciliación bancaria

La automatización de la domiciliación bancaria de tus clientes puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero en las gestión de tu tesorería.

Deja de perder tiempo con la parte burocrática del negocio, y destínalo a generar ventas.

Con el sistema que te explicaré a continuación, lograrás reducir tareas en la solicitudes de las órdenes de domiciliación bancaria de tu negocio.

Beneficios de automatizar el proceso domiciliación bancaria de tus clientes

Hoy te explico como puedes implantar este sistema para que puedas:

  • Ahorrar tiempo en la gestión de emails con tus clientes cuando le solicitas la firma de la orden al banco para autorizar dicha operación. El proceso es automático.
  • Tu cliente no necesite crear recordatorios para pagarte cada vez que venza un pago. Los pagos mediante domiciliación bancaria se retiran de la cuenta del cliente automáticamente en la fecha acordada.
  • Tus clientes recibirán notificaciones automáticas sobre los pagos mediante transferencia bancaria, como notificaciones antes de retirar el pago o notificaciones relacionadas con cualquier cambio que se haga en su domiciliación bancaria.
  • Los pagos se retiran automáticamente, por lo que nadie les reclamará los pagos vencidos.

¿Cómo es el proceso de domiciliación bancaria tradicional?

  • Solicitar mandato al cliente

Como titular de la cuenta, debes dar a tu banco una autorización explícita y firmada por tus clientes para que comience a cobrar un importe definido en una fecha determinada.

Para solicitar la firma del mandato, se suele enviar un documento a nuestro cliente que nos proporciona nuestro banco. El cliente debe devolverlo firmado.

  • Autorización del cliente

Este mandato puede ser un pago ocasional o recurrente (cada mes, trimestre o año). En este segundo caso, no necesitas autorizar cada pago individual, sino que, se seguirán cargando en la cuenta, a menos que se indique lo contrario.

Problemas que surgen con la domiciliación bancaria

Uno de los problemas que debemos gestionar es la devolución del recibo por parte del banco del cliente. Esto puede suceder porque el cliente no tenga fondos en su cuenta o porque haya ordenado a su banco que cancele la domiciliación bancaria.

Esto nos suele perjudicar no solo porque no se cobre el correspondiente recibo, sino porque además, nos repercuten las correspondientes comisiones por descubierto o de devolución junto con las comisiones por la emisión de dicho recibo.

Puedes utilizar GoCardless para la automatización de la gestión de las órdenes de domiciliación bancaria.

¿Qué es Gocardless?

GoCardless es un software de gestión de pagos que facilita el cobro online de tus clientes mediante domiciliación bancaria.

¿Para qué sirve?

Permite cobrar de forma recurrente o con pagos únicos directamente de las cuentas bancarias de tus clientes.

¿Cómo funciona Gocardless?

Se le envía al cliente un enlace con un mandato Online.

Para confirmar la autorización, hacen clic en el enlace y completan el proceso de compra seguro.

Una vez autorizan el Mandato SEPA, se puede realizar cobros de los clientes automáticamente incorporándolos a una suscripción o un cobro puntual.

¿Qué precio tiene Gocardless?

El Plan Standard es el siguiente:

  • En la Unión Europea: El coste es de 1% por cada transacción + 0,20€. Además, si el importe de la transacción es superior a 2.000€, se aplica un 0,3% adicional.
  • Internacional: El coste es del 2% por cada transacción + 0,20€. En este porcentaje se incluye el coste de conversión de divisas y el tipo de cambio real.
precios gocardelss

Otros planes que puedes valorar:

planes gocardless

El Plan Plus incluye, por 50€ al mes (a mayores), el nombre de la empresa en los extractos bancarios y la personalización de la página de pagos.

El Plan Pro: permite, además de lo anteriormente mencionado, notificaciones por correo electrónico e invitar a los clientes a realizar la configuración por teléfono o en personal. Este servicio tiene un coste adicional de 250 euros al mes.

Crea una cuenta en Gocardless

Rellena el formulario de registro.

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Una vez registrada, la pantalla que te aparecerá será la siguiente:

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Pulsa en: Configura tu cuenta.

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Sigue los pasos, pulsando en Siguiente.

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En este momento te solicitará el plan en el cual te quieres registrar.

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Para este ejemplo se ha elegido el plan Standard.

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Cubrimos los datos que nos solicita el programa.

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Podrás añadir el logotipo de tu negocio, escoger los colores de los botones y ver una muestra de la página de pago.

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Escribe un nombre de referencia que será el que se vea en los extractos bancarios del cliente.

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Pulsa en continuar.

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Cubre tus datos bancarios.

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Pulsa en Continuar.

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En el siguiente paso, debes hacer un pago de 0,01 de prueba.

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Pulsa en: He realizado un depósito de 0,01 en GoCardless.

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El siguiente paso es esperar a que se verifique la cuenta.

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En tu correo electrónico recibirás un email con el que deberás verificar tu cuenta.

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Por último, esperar a que la plataforma nos confirme la verificación de la cuenta.

Cómo automatizar las ventas recurrentes con Gocardless y el ERP: Holded

Paso 1: Configura la facturación recurrente en Holded

Para comenzar la configuración de facturas recurrentes, debes ingresar en tu cuenta de perfil y pulsar sobre la opción: Holded Store.

Gracias a las gemas y las integraciones puedes personalizar el ERP tanto como desees,  adaptándolo al tipo de actividad de tu negocio.

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Utiliza las gemas del filtro Facturación, que puedes ver en el menú horizontal de la tienda, para ver sólo las opciones relacionadas con facturas.

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En este apartado te interesará activar las siguientes gemas:

  • Facturas recurrentes
  • Compras recurrentes
  • Recordatorios de facturas

Activación de Facturas recurrentes (Facturas de clientes)

Este módulo permite gestionar el servicio de facturas de cliente recurrentes, con el que podrás crear facturas de cobro para las ventas que tienen una periodicidad.

Para poder activar este servicio, pulsa sobre la gema: Facturas Recurrentes.

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Pulsa en el botón azul: Activar.

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En el menú de la izquierda del Holded Store, puedes ver Tu colección, dónde se visualizarán todas las gemas que tengas activas.

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Activa Compras recurrentes (Facturas de proveedores)

Sigue los mismos pasos que la gema anterior para activar la opción: Compras Recurrentes.

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Activa recordatorios de facturas recurrentes (de compras y de ventas)

Ahora toca el turno de la gema: Recordatorios de Facturas.  Sigue los pasos anteriores.

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Configura los recordatorios de facturas recurrentes

Activa las notificaciones de aviso, para que puedas estar al tanto de cuando se crean facturas recurrentes de forma automática.

En tu perfil pulsa en Configuración

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Selecciona Facturación

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Pulsa sobre Ventas y Compras.

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Activa las siguientes opciones de la imagen.

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Otra opción que puedes valorar, es la activación de la opción de Conformidad de Ventas en borrador. Con esta elección, cada vez que se añada una factura de venta recurrente, será creada en formato borrador a la espera de ser conformada.

Para activarla sólo tienes que seleccionar: Conformidad en el menú de la izquierda de Facturación, pulsar en el botón de: Ventas en borrador y por último, Guardar.

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Paso 2: Define los medios de pago

Ahora, vamos a configurar los medios de pago para poder crear facturas recurrentes.

Tenemos dos formas de hacerlo:

  • Adeudos directos SEPA
  • Gocardless

Cada vez que crees una factura recurrente ya sea de pago o cobro, vas a necesitar añadir el método de pago.

Es necesario que establezcas de forma previa, los medios de pago que utilizarás en la facturación recurrente. Comprueba que los tienes creados en el programa, sino es así, defínelos en tu cuenta.

Configurar medios de pago

Entra en la Configuración de tu perfil.

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Pulsa en Facturación.

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Una vez que tengas seleccionada la opción Facturación, pulsa en Formas de pago.

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Pulsa en añadir tu primer método de pago online.

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Pulsa en GoCardless.

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Inicia sesión en tu cuenta introduciendo tus emails pulsando en Conectar cuenta o registra tu cuenta.

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holded gocardless

Por último, esperar a que la plataforma nos confirme la verificación de la cuenta.

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Paso 3: Solicita la firma del modelo de mandato SEPA

Los mandatos SEPA los utilizarás para poder domiciliar las ventas en las cuentas de tus clientes.

Puedes solicitarlos de forma automática si utilizas el servicio de Gocardless integrado con Holded o solicitarlo a tu entidad bancaria.

Envíaselo a tu cliente para que cubra los datos y te lo devuelva firmado. Cuando rellenes los datos del mandato, no olvides marcar la opción pago recurrente.

Paso 4: Registra el contacto del cliente

En Contactos, debes tener registrado el cliente al que quieres enviarle la orden de domiciliación bancaria, con sus datos actualizados. En el caso de los Proveedores incluye los datos bancarios para realizar las transferencias.

Crear un Contacto

Ir al menú y pulsar en Contactos.

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Pulsa en Nuevo contacto.

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Añadir los datos del nuevo contacto.

crear contacto holded

Para que se cree la factura de forma correcta debes añadir los siguientes datos obligatoriamente:

  • Nombre fiscal
  • NIF del contacto
  • Dirección fiscal
  • Identificación VAT
  • Tipo de contacto: Proveedor/Acreedor o Cliente

Registrar los datos en su totalidad en las fichas de clientes y proveedores, es importante para obtener una buena trazabilidad en la facturación.

Te muestro un ejemplo de un contacto Proveedor.

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Añadir cuenta bancaria.

crear contacto holded

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Para poder crear pagos recurrentes, cubre los datos de la orden de domiciliación que te ha entregado tu cliente.

Banco

IBAN

SWIFT

Ref. mandato (Remesas SEPA)

Fecha mandato (Remesas SEPA)

Si utilizas el sistema de Gocardless, no lo tienes que rellenar, se creará de forma automática más adelante.

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Añade los datos de Preferencias.

Selecciona la Forma de pago y el Vencimiento que has acordado con el proveedor o con el cliente.

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Incluye los datos de Contabilidad.

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Por último, pulsa en Crear y comprueba que se ha creado correctamente.

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Paso 5: Automatiza la creación de pagos recurrentes

Gracias a la automatización podrás tener un mejor control sobre los cobros y pagos que realizas de forma periódica. Configura automatizaciones para la creación de facturas tanto de proveedores como de clientes.

Crear una automatización de venta recurrente

Para probar la automatización de ventas recurrentes, utilizaremos el servicio de Gocardless.

Antes de registrar la factura de venta, crea el cliente en Contactos.

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Una vez cubiertos todos los datos de contacto, pulsa en la flecha para ir al portal del cliente.

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En el portal del cliente pulsa en Solicitar Mandato, para que la plataforma de GoCardless le envíe la solicitud por correo electrónico.

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Pulsa en enviar.

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El cliente recibirá un email como este:

gmail holded

Cuando el cliente pulse en Configurar nuevo Mandato, deberá rellenar los datos de este formulario.

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Pulsando en Configurar domiciliación bancaria.

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La siguiente pantalla será la confirmación de la domiciliación.

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El siguiente paso será, Confirmar.

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En tu cuenta de Holded, aparecerá una pestaña nueva en Bancos: Mandatos, donde verás todo el listado de los que se han confirmado.

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Registrar una factura de venta recurrente

En el menú, pulsar sobre la opción de Ventas.

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Ir a la pestaña Facturas recurrentes y pulsar sobre el botón azul: Nueva factura recurrente.

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Rellena los datos de la factura de ventas.

  • Contacto: Selecciona el cliente.
  • Intervalo: Elige la frecuencia con la que se creará las facturas de ventas.
  • Inicio: Elige la fecha de inicio de facturación.
  • Fin: Elige la fecha en la que finalizará la facturación. Si no lo sabes déjalo en blanco.
  • Concepto: Selecciona o crea el producto o servicio.
  • Precio: Pon el precio de venta del producto.
  • Impuestos: El IVA que corresponda
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El programa, obtendrá la información de Forma de Pago de la ficha del cliente.

Selecciona el filtro: Crear y enviar automático.

Por último, pulsa en guardar.

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Al guardar, se abrirá una ventana dónde se muestran las automatizaciones que se irán creando cada mes por el importe que hayas elegido.

En este ejemplo, creamos una factura por un importe de 0 euros de prueba, la primera se creó automáticamente a fecha 13/04/2022.

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Si vas a la pestaña de facturas, se puede ver creada la primera factura automática.

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Al finalizar cada mes, se irán creando las facturas y se cobrarán de forma automática.

El cliente recibirá un email con la factura generada y el aviso de cobro.

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Crear automatización de Facturas de compras recurrentes

Un gasto que se realiza de forma recurrente es el pago de servicio de Hosting. Te pongo el ejemplo de una factura de compra que se paga anualmente.

En la mayoría de los casos, cuando contratas un servicio de hosting por primera vez, el primer pago se realiza en el momento de la compra (pago al contado).

En este caso, la factura especifica la Fecha de Vencimiento del Servicio, la cual nos será de ayuda a la hora de registrar el pago recurrente.

factura recurrente

Registrar factura de compra recurrente en Holded

Los datos de registro son los siguientes:

  • Fecha de emisión de factura: 21/01/2021
  • Fecha de pago de factura: 21/01/2021
  • Fecha de inicio de servicio:05/02/2021
  • Fecha de vencimiento del servicio: 04/02/2022
  • Importe servicio sin IVA: 149,00€
  • Importe IVA: 31,29 €
  • Importe total: 180,29€

Arriba en el menú, pulsa en Gastos.

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En la opción de Gastos, selecciona la pestaña de Compras recurrentes.

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Pulsa en Crea tu primera compra recurrente.

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Rellena los datos de la factura de compra:

  • Contacto: busca el proveedor de la factura (que debe estar previamente creado en contactos).
  • Intervalo: Elige la frecuencia de creación de la factura. En este caso Anual.
  • Inicio: Se pone la fecha en la que deseamos iniciar a crear las facturas de forma recurrente. Siguiendo con la factura de ejemplo, vamos a empezar creando la factura del año 2022.
  • Concepto del producto o servicio.
  • Precio de producto o servicio.
  • Impuesto: tipo de impuesto del producto o servicio.

Una vez cubiertos los datos de la factura de compra, pulsa en Guardar.

En el ejemplo del hosting, la fecha de emisión de la factura era de 2021 pero la creación de la facturación recurrente comenzará en 2022, coincidiendo con la fecha de finalización del servicio.

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Las facturas se crearán automáticamente cada año para pagarlas en la fecha indicada.

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Sólo debes añadir el número de documento (que te proporcionará tu proveedor cuando emita cada nueva factura), y guardarlo para pagar.

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