Cómo puede ayudar la automatización contable a tu negocio
Actualizado: 8 abril, 2022
¿Sabías que dedicas más de 2500 euros brutos al mes a que tu contable se dedique a la tarea de detective? Sin la automatización contable estás perdiendo dinero.
¿Qué es la automatización contable?
La automatización contable es la implantación de herramientas de transformación digital con las que puedes automatizar la mayoría de los procesos contables de tu negocio. Gracias al uso de la automatización de procesos, tu departamento contable se puede ocupar de tareas que generen mayor valor para la empresa.
Ventajas de automatizar procesos contables
-> Mayor organización del departamento administrativo
Como gestor de PYMES sabrás, que en el día a día, la desorganización y descoordinación de tu equipo se va comiendo el tiempo y el dinero de tu negocio. Dinero que deberías estar dedicando a generar ventas.
Cuánto más crece la empresa el problema va en aumento y las tareas administrativas, tanto de facturación como de contabilidad, pueden llegar a convertirse en un cuello de botella. Es más, la desorganización en el departamento de facturación puede provocar que tu atención al cliente deje visible las deficiencias de tu organización.
Si tu negocio ya tiene una presencia digital, las quejas de tus clientes comenzarán a verse reflejadas en la red, lo que repercutirá negativamente en la imagen de tu marca.
Tener un negocio digital puede tener grandes beneficios para tus ventas, pero una mala gestión interna puede jugar en tu contra.
-> Ahorro de tiempo y dinero
Tu contable pierde horas al mes en,
- Enviar emails para solicitar a empleados, comerciales, socios o proveedores, los tickets y facturas que no le han enviado para contabilizar.
- Tratando de descifrar los conceptos de los movimientos bancarios para buscar las facturas que se han pasado por el banco pero que no aparecen por ningún lado.
- Haciendo cábalas en un excel para saber que se ha cobrado y que se ha pagado.
- Contabilizando asientos de la facturación.
- Repasando asientos por si hay duplicados ya que llegan facturas por diferentes vías: por email, por correo ordinario o por fax.
- Repasando facturas mal contabilizadas para presentar los impuestos del IVA e IRPF.
He trabajado como contable durante mucho tiempo por lo que sé que te estarán sonando mis palabras.
Si no comienzas a automatizar los procesos de la gestión administrativa de tu negocio será como tirar dinero a la basura.
Errores en el departamento administrativo
En la mayoría de empresas con un cierto tamaño (que ya trabajan con un ERP), los empleados que registran facturas, no son contables. Los contables sólo tienen que revisar que se hayan registrado correctamente y contabilizarlas.
El departamento de administración suele estar formado por personal de facturación y contable.
Es muy común que los empleados de facturación no sepan normas de contabilidad, por lo que puede acabar sucediendo que no se registren correctamente los códigos del IVA correspondientes con cada una de las partidas de las facturas.
Por ejemplo: que no diferencien bien los gastos de la compra del inmovilizado o que no registren correctamente suplidos de facturas de abogados, partidas exentas de iva, facturas intracomunitarias o facturas de exportaciones.
Otro error común, es el registro de facturas fuera de plazo cometiendo errores en la fecha de contabilización de la factura.
Todos estos requisitos previos por lo general hacen que el contable pierda mucho tiempo modificando cada una de las facturas mal registradas. Haciendo un doble trabajo que tendría que venir previamente bien resuelto.
Cómo aplicar la contabilización automática
Establecer procesos organizados y automatizados puede hacerte ahorrar mucho dinero.
-> Define los procesos que intervienen en el área contable
Algunos de los procesos que se pueden automatizar:
- Recepción de facturas de proveedores
- Emisión de facturas a clientes
- Control de movimientos de bancos
- Gestión de cobros y pagos
- Contabilización de facturas
- Control de apuntes contables
- Cierres contables
- Obligaciones registrales
- Preparación y pago de impuestos
-> Registro automático de facturas
La solución no es contratar más personal o con una mayor cualificación para el área de facturación. El área de facturación es un área prioritaria en un proceso de transformación digital.
La solución está en el registro automático de facturas de proveedores y clientes, y en establecer filtros de detección de errores automáticos que impidan crear facturas con datos erróneos.
Para el registro de tickets de gastos de tus comerciales y empleados existen aplicaciones de móvil que permiten escanear el ticket, subirlo automáticamente al gestor documental, registrar el asiento automático y adjuntar la copia al apunte contable.
El registro automático de facturas es un ahorro en tiempo y dinero.
-> Automatización contable de facturas
Poder llevar a cabo estos cambios, va a depender del tipo de programa ERP que ya estés utilizando. Si el ERP tiene integrado un CRM, si es un SAAS vertical, horizontal, a medida o un programa instalado en vuestro servidor local, o si el ERP tiene una API, con capacidad para integrarse con otros programas y con la que poder acceder fácilmente a los datos.
Si tu ERP está anticuado quizás sea hora de plantearte un cambio.
Un ejemplo de automatización de facturación es en la venta online.
Programas como Odoo, Holded o Quaderno, se integran fácilmente con WordPress, Prestashop, Amazon o Shopify, permitiendo que una vez se produzca una venta, se genere una factura automática.
Con la integración de herramientas como Automate.io o Zapier se puede crear una automatización para que cada vez que se produzca una venta se le envíe un email con la factura y el código de seguimiento del pedido. Además, si utilizas el ERP de Holded, se registra el asiento automático.
Por lo que el contable solo tendrá la tarea de revisar que todo esté correctamente configurado y contabilizado.
Automatiza la contabilidad y deja de perder dinero.
Pide una consultoría conmigo y te orientaré sobre posibles soluciones para tu empresa.
